Владеющий информацией управляет своей работой

Минимизация потери информа­ции достигается путем внедрения двух следующих принципов работы с ней.

1. Вся информация находится в одном месте. Вы, наконец, избавитесь от стикеров, расклеенных на компью­тере и столе. Данные будут структу­рированы таким образом, что при работе над определенным вопро­сом вся нужная информация попа­дет Вам на глаза. Это позволит упо­рядочить потоки работ и коммуни­кации, правильнее организовать свою работу и взаимодействие с коллегами.

2. Любая информация - в работу. Ин­формация должна работать и при­носить результат. Программа по­зволяет расставить приоритеты приходящей Вам информации. И, как следствие, Вы перестаете мо­ментально реагировать на любую поступающую к Вам информацию, а переводите ее в конкретное пла­новое действие: «кто?» и «когда?» будет работать с ней. Улучшается качество принятия ре­шений, поскольку они принимаются на основании информации, а не личных отношений между сотрудниками. Уход от субъективизма положительно вли­яет на климат в коллективе. Качество принятого решения напрямую зависит от количества и качества собранной информации.

Достижению продуктивного состоя­ния сотрудника весьма способствует отсутствие информационных завалов. Десятки разноцветных стикеров на компьютере, столе, а если повезет, то и на стене - вот бич современного офиса! И тем более бич, поскольку пе­ред нами целая философия. Чтобы уй­ти от этого, придется значительно пе­ресмотреть свой взгляд на организа­цию работы. Очистка рабочего места от этого «мусора» - лишь первый шаг. Мы предлагаем пойти дальше, и всю информацию «к действию», стекаю­щуюся к Вам, сводить в одно место - папку «Задачи». Отныне она станет отправной точкой в Вашей работе. Следующий шаг - Вы группируете все задачи таким образом, чтобы Вам бы­ло удобно к ним обращаться.
Оптимизации подвергается как информация в целом, так и корреспонденция стекающиеся к вам.

Один из наших клиентов перед заказом тре­нинга поставил задачу: хочу, чтобы после тренинга люди ставили друг другу задачи через MS Outlook, и их «входящие» папки были пусты. Наше видение таково: папка «Входящие» должна быть пуста. Это действительно очень важно для сохранения сотрудниками продуктивного состояния и экономии времени на поиск нужного письма. Ведь мы нередко наблюдаем превращение папки «Входящие» в хранилище древностей.